Personvernerklæring

Respekten for privatliv og personvern er en viktig del av Baneservice sin bedriftskultur. Baneserviceønsker å legge til rette for at kunder, leverandører og andre interessenter kan ha tillit til at vi behandler personopplysningene deres på en god måte.

Vi jobber kontinuerlig for å sikre etterlevelse av gjeldende personvernlovgivning, samt våre interne retningslinjer for personvern og beskyttelse av personopplysninger.

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan, hvorfor og hvor lenge Baneservice behandler personopplysninger om deg.

Personopplysningene vi behandler

Baneservice samler inn personopplysninger for å drive effektivt og yte de nødvendige tjenestene. Vi behandler blant annet følgende kunde- og leverandøropplysninger:

• kontaktinformasjon til involverte personer
• informasjon om brukerkontoer
• detaljer rundt fullmaktene dine på vegne av organisasjonen du representerer (kunder og leverandører)

Vi behandler også personopplysninger innenfor miljø- og samfunnsansvar. Dette innebærer blant annet personopplysninger om lokale interessenter, eksempelvis yrke, helse, kontaktinformasjon og andre relaterte opplysninger.

I tillegg behandler vi personopplysninger om andre partnere og interessenter, blant annet politikere, pressekontakter, journalister og andre relevante interessentgrupper.

Hvorfor vi behandler personopplysninger

Baneservice behandler personopplysningene dine for å yte eller anskaffe produkter eller tjenester til eller fra deg eller din organisasjon.

For eksempel behandler vi personopplysningene dine til følgende formål:

• Kommunikasjonsflyt med kunder og leverandører
• Sikkerhet i og tilgjengelighet til tjenestene våre
• Forbedring av tjenestene og kommunikasjonskanalene våre
• Markedsføring
• Administrasjon av kontrakter
• Kommunikasjon og sosiale medier
• Revisjoner, kontroller og gjennomganger
• Beredskap i nødsituasjoner
• Due diligence
• Innkjøp og anskaffelser
• Rekruttering

Hvordan vi samler inn personopplysninger

Vi samler inn personopplysninger fra forskjellige kilder. Du oppgir noen av disse opplysningene direkte gjennom et kunde- eller leverandørforhold. Andre opplysninger samles inn gjennom din aktivitet som kunde, leverandør eller annen interessent. Vi samler også inn personopplysninger fra andre kilder.  

Under finner du noen situasjoner hvor vi samler inn personopplysningene dine:

Informasjon du oppgir til oss, eksempelvis når du:

• inngår kontrakter eller avtaler med oss
• sender inn skjemaer til oss
• går inn på nettsidene våre eller bruker våre sosiale medieplattformer
• etablerer en kunde- eller leverandørkonto hos oss
• sender oss e-poster eller kontakter oss gjennom andre kanaler

Informasjon samlet inn fra din aktivitet som kunde, leverandør eller annen interessent, eksempelvis når du:

• bruker våre nettsider
• bestiller produkter eller tjenester fra oss

Informasjon samlet inn fra tredjeparter, eksempelvis fra:

• offentlige myndigheter
• kredittinstitusjoner
• annen offentlig tilgjengelig informasjon

Lagring av personopplysninger

Baneservice lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med innsamlingen. Personopplysningene dine blir lagret og slettet i henhold til gjeldende lover.

Hvem vi deler personopplysninger med

Vi deler personopplysningene dine med:

• Andre selskap i Baneservice-konsernet

I den grad det er nødvendig for å oppfylle ett eller flere av de overnevnte formålene, deles personopplysningene dine med andre selskap i Baneservice-konsernet.

• Leverandører

Vi benytter en rekke leverandører som yter tjenester innenfor IT, skydeling, osv. Vi kan tillate at slike leverandører får tilgang til/kan motta personopplysningene dine i den grad det er relevant for å yte nødvendige tjenester.

Vi vil sikre tilstrekkelige databehandleravtaler med leverandørene våre for å beskytte ditt privatliv. Når vi benytter databehandlere utenfor EU/EEA, vil vi forsikre oss om at det foreligger et rettslig grunnlag for overføring av personopplysninger.

• Offentlige myndigheter

Vi vil også utlevere dine personopplysninger der det foreligger et lovkrav, der det følger av en dom, kjennelse eller vedtak fra en domstol eller administrative myndigheter, eller som ledd i en rettslig prosess.

Sikring av personopplysninger

Baneservice forplikter seg til å beskytte personopplysningene dine:

• Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet.
• Vi benytter en rekke sikkerhetsteknologier og informasjonssikkerhetsprosedyrer for å beskytte personopplysningene dine fra uautorisert tilgang, bruk eller formidling.
• Vi begrenser tilgangen til personopplysningene dine til det personalet eller de tredjepartene som skal behandle opplysningene på Baneservice vegne. Disse partene er underlagt strenge konfidensialitetskrav og Baneservice kan utøve disiplinære tiltak eller si opp avtalen dersom disse kravene ikke overholdes.

Hvem er ansvarlig for personopplysninger

Baneservice AS er behandlingsansvarlig og er ansvarlig for å avgjøre formålet med behandlingen og måten personopplysningene dine behandles på. De andre selskapene i Baneservice-konsernet er ansvarlig for utvalgte behandlingsaktiviteter innenfor sine virkeområder.

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Baneservice behandler personopplysninger kun dersom, og i den grad, minst ett av de følgende punktene er gjeldende:

• personen opplysningene gjelder har gitt sitt samtykke til behandlingen av hans eller hennes personopplysninger av en eller flere spesifikke årsaker
• behandlingen er nødvendig for utførelsen av en kontrakt hvor personen opplysningene gjelder er en part, eller for å gjøre de nødvendige tiltak i forkant av kontraktsinngåelse på forespørsel fra personen opplysningene gjelder
• behandlingen er nødvendig for etterlevelse av en lovpålagt forpliktelse som behandlingsansvarlig (Baneservice) er underlagt
• behandlingen er nødvendig for å beskytte liv og helse til personen opplysningene gjelder, eller andre enkeltpersoner
• behandlingen er nødvendig for utførelsen av en oppgave i det offentliges interesse, eller i utøvelsen av offisiell myndighet tildelt behandlingsansvarlig (Baneservice)
• behandlingen er nødvendig for formål knyttet til en berettiget interesse fremmet av behandlingsansvarlig (Baneservice) eller av en tredjepart, med unntak av tilfeller der en slik berettiget interesse overstyres av interessene eller de grunnleggende rettighetene og frihetene til den opplysningen gjelder og som krever personvern

Dine rettigheter

• Du har til enhver tid rett til å be oss om å:
• gi deg en oversikt over hvordan vi bruker personopplysningene dine
• gi deg en kopi av opplysningene du har oppgitt til oss
• oppdatere/rette personopplysningene dine
• slette personopplysninger som vi ikke lenger har rettslig grunnlag for å behandle
• gi deg personopplysningene dine i et strukturert, velkjent og maskinleselig format eller overføre opplysningene til en annen behandlingsansvarlig
• stanse en bestemt behandling av personopplysninger som er basert på berettiget interesse med unntak av dersom vårt formål med behandlingen ikke veier tyngre enn hensynet til dine personvernrettigheter
• begrense hvordan vi bruker personopplysningene dine underveis i en granskning klage via kontaktopplysningene i denne personvernerklæringen eller til den aktuelle rettslige myndigheten

Kontakt oss

Dersom du har forespørsler, spørsmål eller klager i forbindelse med denne personvernerklæringen, eller vår bruk av personopplysninger kan du kontakte oss på kommunikasjon@baneservice.no

Om denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen er basert på åpenhetskravet i forordningen (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation). Vi vil oppdatere denne personvernerklæringen når det er nødvendig. Endringer blir offentliggjort på denne siden.

Rekrutteringsprosessen i Baneservice

Har du søkt eller vurderer du å søke på en stilling hos oss? Her er litt informasjon vår rekrutteringsprosess:

1. Søknad

For å ivareta GDPR, vil vi ikke akseptere søknader direkte til en mailadresse i Baneservice. Alle søkere må registrere seg med en åpen søknad eller søknad direkte på stillingen du er interessert i ved å følge lenken i utlysningen.  Laste opp CV, søknadsbrev, vitnemål og andre relevante dokumenter. Til søknad på stillinger som krever fagbrev, ber vi også om at du laster opp dette. Søknaden og dokumentasjonen din bør være på samme språk om i jobbannonsen.  

Når søknaden din er registrert i vårt rekrutteringssystem, vil du motta en e-post som bekrefter dette.

2. Intervjuer og arbeidsrelaterte tester

Hvis du er en aktuell kandidat, vil du bli invitert til et førstegangsintervju. I de fleste rekrutteringsprosesser i Baneservice vil det være aktuelt med flere intervjurunder før utvelgelse. Du kan også kunne bli bedt om å utføre en evnetest, personlighetstest og/eller løse en case eller arbeidsrelatert prøve i løpet av rekrutteringsprosessen.

Vi gjør oppmerksom på at rekrutteringsprosessen i Baneservice kan variere basert på hvilken stilling du søker på.

3. Referansesjekk

Baneservice gjennomfører referansesjekk før eventuell ansettelse.

4. Tilbud

Den utvalgte kandidaten vil motta et tilbud fra oss og vi blir enige om oppstartsdato. Resterende kandidater vil bli informert om at stillingen er besatt. Selv om det ikke førte til tilbud denne gang vil vi likevel oppfordre motiverte kandidater til å følge med på karrieresidene våre og søke igjen dersom det kommer noe av interesse.